Presse-Archiv 2023
Digitalisierung in der Kreisverwaltung
Anträge zur Schülerbeförderung können doppelt so schnell bearbeitet werden
16.05.2024
Civento heißt das digitale Werkzeug, das die Kreisverwaltung für die Anträge und die Abrechnung der Kosten für die Schülerbeförderung benutzt. Seit 2022 spart das jede Menge Zeit. Screenshot: Mathias Beez/Bearbeitung: Lisa Lange
Darmstadt-Dieburg. Schülerinnen und Schüler, deren Wohnsitz im Landkreis Darmstadt-Dieburg liegt, haben einen Anspruch auf Übernahme der Schülerbeförderungskosten, wenn der Schulweg an die nächstgelegene Schule des gewählten Bildungsgangs weiter als zwei - in der Grundschule - oder drei Kilometer - Mittelstufe bis Klasse 10 - entfernt ist. Entsprechende Anträge mussten von den Eltern bisher in Papierform gestellt werden und wurden analog bearbeitet. Seit 2022 erfolgt dieser Prozess nun digital – von der Antragstellung bis zur Sachbearbeitung. „Damit sind wir einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Verwaltung gegangen und entlasten damit sowohl die Eltern als auch unsere Mitarbeitenden erheblich“, sagt der Erste Kreisbeigeordnete und Schuldezernent Lutz Köhler. Der Antrag kann jederzeit bequem online gestellt und dann zügig bearbeitet werden. „Nach noch nicht mal zwei Jahren können wir eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent pro Antrag bilanzieren. Das macht bei 5000 bis 7000 Anträgen pro Schuljahr schon eine enorme Menge aus“, sagt Köhler.
Darüber hinaus könnten Anträge nicht mehr auf dem Postweg verloren gehen und die Fehlerquote bei der Antragstellung wird ebenfalls reduziert. Für die Antragstellung wird eine aktuelle, maximal vier Wochen alte Schulbescheinigung benötigt, die als Anhang hochgeladen werden kann. Das ist aber für die allermeisten Anträge das einzige, was die Eltern noch als zusätzlichen Arbeitsschritt machen müssen. „Dass dies noch so ist, liegt aber nicht an uns, weil diese Bescheinigung Sache des Landes ist“, erläutert Köhler: „An einer Schnittstelle zu unserem System wird aber schon gearbeitet, dann würde die Bescheinigung direkt von der Schule zu uns gehen.“
Wie funktioniert die digitale Erfassung und Verarbeitung der Schülerbeförderungskosten nun? „Wir benutzen die Software Civento von ekom21“, sagt Köhler. Zwei Antragsarten werden unterschieden: für die klassischen Schulformen sowie für die erstattungsfähigen Berufsschulformen. Unterschied ist etwa, dass bei Anträgen für den Besuch der Berufsschule im ersten Ausbildungsjahr zusätzlich noch der Ausbildungsbetrieb abgefragt wird. Bei der Antragstellung muss bei beiden Antragsarten eine Maske ausgefüllt werden, die Eltern erhalten dann eine anonymisierte Bestätigungsmail mit einem Aktenzeichen. Vorher musste das alles auf Papier eingeschickt werden. Die Eltern mussten ein zweiseitiges Papier ausfüllen, von der Schule prüfen und bestätigen lassen und dann an den Landkreis schicken. „Da gab es schon beim Ausfüllen und bei der Kontrolle durch die Schule Fehler, die nicht entdeckt wurden und später aufwändig korrigiert werden mussten“, so Köhler. Zudem kam der Zeitaufwand durch das Abtippen der Papierformulare. Das fällt nun weg. Die Angaben auf der Schulbesuchsbescheinigung ermöglichen den Abgleich mit der Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD), um eine weitere Fehlerquelle auszumerzen.
Civento generiert auch bei Absagen automatische Textbausteine oder bei Gewährleistungen automatische Mails an die Eltern mit dem jeweiligen Aktenzeichen. Die eigentliche Überweisung wird dann von anderen Abteilungen unseres Hauses erledigt. „Zusammenfassend kann gesagt werden, dass wir mit der Digitalisierung einen riesigen Schritt nach vorne gemacht haben“, erklärt der stellvertretende Landrat Köhler.