Aktuelle Nachrichten aus Darmstadt-Dieburg
Digitalisierung der Kreisverwaltung
Die Aktenberge werden zu Bits und Bytes
18.06.2024
Blick in die Poststelle im Kreishaus in Kranichstein: Hier stapeln sich die Unterlagen, die digitalisiert werden. Foto: Lisa Lange
Darmstadt-Dieburg. Nachdem die Verwaltung des Landkreises Darmstadt-Dieburg am 7. Juni bereits der Öffentlichkeit beim Digitaltag im Kreishaus in Kranichstein einige ihrer Errungenschaften in Sachen Digitalisierung präsentiert hatte, folgt nun am Donnerstag, 20. Juni, mit dem Digitalisierungsmarktplatz eine Veranstaltung für die Mitarbeiter. Ein wichtiger Baustein in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist die E-Akte, die es seit einigen Jahren in der Kreisverwaltung gibt – und für die seit zwei Jahren ein einheitliches System im Haus eingeführt wird. Mittlerweile nutzen zehn Fachbereiche die „logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente, die alle aktenrelevanten E-Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht“, wie es in der Definition des Bundesinnenministeriums heißt. Weitere acht arbeiten derzeit an der Einführung.
Die Papier-Aktenberge der Kreisverwaltung werden also nach und nach zu Bits und Bytes. Die elektronische Akte macht Ordner und Heftstreifen überflüssig und hilft, Papier zu sparen. „In Hessen war der Landkreis Darmstadt-Dieburg einer der ersten, die Unterlagen digital erfasst haben. Bereits 2013 begannen zwei Fachbereiche damit. Seit zwei Jahren vereinheitlichen wir die elektronische Aktenführung mit dem Ziel, sie schnellstmöglich im ganzen Haus zur Verfügung zu haben“, sagt Verwaltungsleiter Rainer Leiß.
Deshalb werden immer weniger Aktenschränke benötigt, was zusätzlichen Raum in der Behörde schafft. Bei der Ausländerbehörde waren es mehrere Doppelzimmer, die dadurch frei wurden. Durch die Verknüpfung von Online-Anträgen, Fachverfahren und dem E-Akte-System wird eine Vorgangsbearbeitung ermöglicht, die nicht mehr von einem Medium auf ein anderes transferiert werden muss. Das hat Vorteile für die Bürger und für die Verwaltung. Die Vorgänge können schneller bearbeitet werden und ermöglichen dem Kreis auch dezentrales oder mobiles Arbeiten, etwa mit dem Anbieten von Dienstleistungen über „LaDaDi vor Ort“, das vor kurzem in Weiterstadt gestartet ist.
Darüber hinaus spart die E-Akte aber auch Papier – und das in großem Umfang. Etwa 26 Millionen Dokumente lagen 2024 in elektronischer Form vor, ein Datenvolumen von 14.500 Gigabyte. 2023 waren es noch 19,5 Millionen Dokumente. Die mehr als sechs Millionen Dokumente, die in dem einen Jahr als E-Akte dazu kamen, würden alleine eine Ersparnis von knapp 30 Tonnen Papier bedeuten, falls jedes Dokument nur eine Seite hätte. Allerdings lagen viele der Dokumente auf Papier vor, wurden eingescannt. Also ist die Rechnung derzeit noch beispielhaft. Richtig gespart wird das Papier erst dann, wenn die Dokumente bereits in digitaler Form vorliegen, etwa Anträge für Dienstleistungen des Kreises. Dass auch hier das Volumen steigt, zeigen die Zugriffszahlen auf die Homepage des Kreises, wo diese Dienstleistungen in digitaler Form beantragt werden können. 2018 wurden noch 644.268 Besucher auf ladadi.de gezählt, 2022 waren es schon 1,1 Millionen.
Dokument und Briefe in Papierform erreichen die Kreisverwaltung aber natürlich auch noch: etwa 1000 Stück am Tag. Davon werden etwa 700 am Tag digitalisiert und einer E-Akte hinzugefügt, die restlichen 300 werden noch als Papier bearbeitet, weil die jeweiligen Fachbereiche noch nicht auf die E-Akte umgestellt wurden.
97 Prozent aller Papierakten, die digitalisiert werden, werden vernichtet. Nur in wenigen Fällen müssen diese aufbewahrt werden. Die E-Akte ist dabei sicher: Die Bearbeitung eines Dokuments kann beispielsweise immer nachvollzogen werden, es können nur Personen darauf zugreifen, die diese auch benötigen, sie kann aber auch von verschiedenen Personen gleichzeitig benutzt werden. Und die Akte ist jederzeit im System verfügbar, sie muss nicht mehr aus Registraturen herausgesucht werden.
Durch die E-Akte wird aber auch auf andere Weise Papier in der Kreisverwaltung gespart: Waren es 2019 noch neun Millionen Blatt, die verbraucht wurden zum Ausdrucken oder Kopieren, waren es 2024 lediglich noch vier Millionen. Das ist weniger als die Hälfte an Papierverbrauch in fünf Jahren. Eben weil die Aktenberge nach und nach zu Bits und Bytes werden.